Característica comum a todas as companhias de sucesso, a eficiência operacional também pode – e deve – se estender à Gestão Documental. Nesse ponto, diversos aspectos devem ser levados em conta, desde a necessária organização dos arquivos para o atendimento integral às auditorias internas e externas até a organização dos documentos no meio digital.
Nesse texto, porém, quero reforçar a terceirização de arquivos como sendo uma opção muito interessante para ampliar a eficiência. Normalmente, as empresas se questionam se vale a pena ou não terceirizar arquivos. E, ponto seguinte, se o melhor modelo é terceirizar em área da própria empresa ou em guardas externas.
A equação envolve uma série de variáveis. Porém, se a empresa possui área interna para abrigar seus arquivos, é grande a possibilidade de a opção in house ser a mais eficiente. Essa afirmação está baseada na experiência de mais de três décadas atuando nesse mercado e sendo pioneira na terceirização de arquivos in house.
Antes de terceirizar
Em linhas gerais, antes de terceirizar o arquivo deve ser racionalizado (o que pode reduzi-lo em até 50%). A partir daí, é organizar um fluxo de entrada, consulta e descarte, ou seja, implementar uma cultura do arquivo.
Além de ser menos oneroso que uma guarda externa, o arquivo “em casa” facilita a busca de documentos (sem custos!). Todo o processo fica mais eficiente e muito mais fácil de ser controlado.
Mesmo o passo seguinte, a digitalização ou o arquivamento em nuvem, será feito pela equipe especializada que atuará no arquivo. Ela terá conhecimento e experiência necessária para esse novo momento, sempre alinhado às necessidades da empresa e às questões legais.
Terceirização de arquivos, longe de ser algo complexo, é uma solução eficiente e muitas empresas optaram pelo modelo há tempos. Em nossa carteira, temos arquivos terceirizados sob nossa gestão há mais de 15 anos, com resultados altamente positivos.
Suely Dias dos Santos
CEO da Técnica Gestão Documental
