Nos últimos anos, presenciamos uma expansão de serviços virtuais gratuitos que funcionam como repositórios de documentos digitais para compartilhamento. Seu uso é muito válido e tem valor importante para trabalhos em grupos. Ocorre que esse uso está levando a construção de um risco empresarial dos mais complexos.
A situação que se impõe é que, de fato, os profissionais estão criando arquivos paralelos aos arquivos da empresa. E isso tem aumentado muito também por conta do maior trabalho em home office.
Criar arquivos em repositórios de documentos digitais não é um problema em si. Ele começa a virar um problema quando o profissional deixa de arquivar documentos nos canais oficiais da empresa, por exemplo. Ou, ainda, um grupo de profissionais cria um processo unicamente na plataforma gratuita e não leva essa informação para os arquivos da empresa. Sem isso, não há garantia de histórico oficial para aquele processo.
Evidente que haverá, no médio e longo prazo, problemas documentais – principalmente se houver a necessidade de comprovação de determinadas ações ou de um histórico de como se estabeleceu determinada atividade.
Trabalhar e arquivar usando plataformas digitais gratuitas para documentos é uma opção, porém a empresa precisa ter procedimentos também para o uso dessas plataformas. O risco, ressalto, é não levar os documentos criados nessas plataformas para os canais formais da empresa.
Aos gestores, fica a observação: se houver uma redução sem explicação plausível do fluxo de documentos nos arquivos, muito provavelmente os profissionais estão criando arquivos paralelos sem procedimentos e, assim, não estão atuando alinhados às diretrizes da empresa para a Gestão Documental.
Suely Dias dos Santos
CEO da TÉCNICA Gestão Documental.
