Numa abordagem orgânica de um arquivo, seja ele físico ou digital, a etapa de acompanhamento, por vezes, não é tão assertiva quanto o desejado. Em linhas gerais, há diretrizes bem consolidadas para saber como e por quanto tempo arquivar, com possibilidade de indicadores automáticos para o follow up de documentos. Por isso, a importância de follow ups automatizados, com sinalizadores de alertas para os responsáveis.

Afinal, o arquivista será uma profissão fadada a acabar por conta das ferramentas digitais que cada vez mais estão sendo incorporadas ao processo de gestão documental?
Suely nossa CEO, entende que não, pelo menos não no curto ou médio prazos, e ela explica neste artigo.

O restrito controle de gastos é uma das ferramentas mais relevantes para controlar e manter a saúde financeira das empresas – e mesmo das finanças pessoais. Sem um controle efetivo dos gastos, desequilíbrios pontuais podem se tornar estruturais e comprometer a funcionalidade das operações. Quero reforçar como arquivos organizados e usados de forma estratégica podem ser extremamente valiosos.

Passados alguns meses do início das restrições impostas pela pandemia, algumas situações já podem ser percebidas – e são indicadoras de que, por exemplo, tendências de longo prazo passaram a ser urgências de curtíssimo prazo. O exemplo mais relevante é o aprofundamento do home office.

“Levar” o trabalho, de forma integral, para casa ou para qualquer outro lugar que o profissional queira é uma experiência nova e, portanto, vai exigir um aprofundamento dos debates em torno da revisão de processos.

Fica cada vez mais evidente que praticamente todos procedimentos e práticas administrativas foram ou estão sendo revistos. Entendo que a pandemia, de certa forma, antecipou ou apressou essa ruptura, com grande celeridade na adoção ou aprofundamento de soluções digitais.
As instituições de ensino não fogem desse novo cenário. A digitalização dos documentos e o arquivamento em nuvem já são uma realidade em algumas instituições, uma solução que precisa ser levada em conta por escolas, principalmente de médio e pequeno portes.

A crise sanitária deu celeridade a algumas tendências no mundo corporativo, como a inclusão do home office na rotina. Essas mudanças são viáveis pelo estágio atual das ferramentas online. Sem elas, seria praticamente impossível aprofundarmos uma série de atividades.
Vários pontos, porém, deverão ser revistos, num processo natural de melhoria e existem algumas questões para potencializar a eficiência e, consequentemente, os resultados, e uma delas é organizar processos.

Há muita dúvida quanto à sistemática mais efetiva para a Gestão Documental em instituições educacionais. A questão se inicia já na legislação escolar, na verdade na falta dela, para orientar procedimentos.
O adequado é organizar e implementar uma Gestão Documental, processo que envolve, entre outros pontos, indexação, tempo de guarda e avaliação de documentos que podem ser digitalizados e arquivados em nuvem.

Neste momento que as empresas estão revendo processos e procedimentos em função da pandemia causada pelo coronavírus, a gestão de documentos é um assunto que não pode sair do radar. Como em outras situações, podemos ter uma antecipação de uma tendência: a intensificação do acesso remoto aos documentos.

Se uma área nas empresas deve se mobilizar quando o assunto é Gestão Documental essa deve ser, com certeza, a de RH. O volume é imenso – em média, 40% do arquivo – e os documentos originais devem ser mantidos legalmente por períodos muito longos, e o extravio de qualquer documento pode gerar passivos desnecessários para a empresa e imensa dor de cabeça para seus empregados ou ex-empregados.

Apesar da crise sanitária que estamos vivenciando, não podemos perder o foco e deixar de lado atividades importantes, como a declaração de imposto de renda, mesmo com a prorrogação da data-limite.

Os ganhos mais do que consolidados de uma política de Gestão Documental ainda não chegam com a efetividade necessária no setor público. Por exemplo, o descarte de papéis, que pode chegar a 40% do total do arquivo inativo de uma empresa privada, possivelmente seria semelhante em instituições públicas.

Porém, pesquisa em 22 ministérios, em 2017, mostrou que, 86% não possuíam uma Política de Gestão de Documentos implantada ou registrada em documento formal. Esse documento é o norteador de toda a atividade e sem ele é difícil imaginar como as instituições podem se comportar quanto ao tema.

Um dos principais valores das instituições de saúde (hospitais, centros médicos, clínicas) é a segurança do paciente. Poucos, porém, fazem uma correlação direta entre a segurança do paciente e a Gestão Documental.

Pois bem, é fundamental essa organização. Além de sistematizar rotinas administrativas, a Gestão Documental é fundamental para garantir a excelência na troca de informações sobre e do paciente. O ponto central, claro, são os prontuários médicos que, reforçando, é um documento do paciente!