Pagamentos em duplicidade, extravio de recibos de pagamento, falta de comprovantes gerando multas e/ou passivos de toda ordem – desde trabalhistas até tributários, descontrole de fluxo de caixa. A lista é longa, porém todos os itens têm um ponto em comum: a desorganização de documentos na área financeira das empresas.

E todo esse risco pode ser minimizado com a implementação de uma política consistente de Gestão Documental, uma das formas mais assertivas para estabelecer um ambiente seguro para o arquivo.

Documentos ocupam espaço, muito espaço nas empresas. Apesar da legislação já prever a digitalização e guarda em nuvem, por muito tempo vamos conviver com documentos físicos. Existe a possibilidade de digitalização – seguindo toda a legislação e sistematizando os documentos virtualmente para que sejam rastreáveis com segurança e eficácia.

Quero focar, porém, na guarda externa dos documentos, instrumento muito válido diante de arquivos que ocupam espaços internos que podem ser utilizados de outras formas.

Nessa trajetória atuando na organização de arquivos, na gestão de documentos, muitas vezes me deparo com situações conflitantes. Explico: há um desejo de racionalizar o arquivo (basicamente garantir entrada, rastreabilidade e descarte de forma qualificada), porém a expectativa quase sempre inclui uma rapidez e gastos operacionais incompatíveis com o desafio de um arquivo desorganizado por anos.

Gestão de Documentos requer, necessariamente, implementação de processos; e isso inclui mapeamento, cronogramas, faseamento de etapas, análises decisórias.

A relação franqueador – franqueado é pautada num conjunto documental bem robusto, que dá segurança jurídica para que os negócios possam fluir com cada parte sabendo exatamente seus direitos e obrigações. Fica claro que a Gestão Documental se torna peça relevante nessa relação. A falta de Gestão Documental pode gerar ruídos na relação e, eventualmente, também passivos para o franqueado e para a rede franqueadora, pois pode haver decisão jurídica de corresponsabilidade.

Quase 4 milhões de empreendedores formalizaram micro/pequenas empresas ou registraram como MEIs – microempreendedores individuais. Esse número é cerca de 20% maior do que o de 2020. Os motivos são muitos, mas é importante, para aqueles interessados na manutenção sustentável de seu novo negócio no longo prazo que, desde já, tenha foco na ordenação administrativa.

Entender que há uma necessidade imediata de gestão que acompanhe a evolução da empresa é um passo enorme para evitar dores de cabeça futuras, como extravios de documentos ou demora na localização. Acreditem: o processo de implementação de uma gestão administrativa eficiente é relativamente simples e pouco oneroso, porém quando não feita de forma adequada abre espaço para passivos muito preocupantes.

Nos últimos anos, presenciamos uma expansão de serviços virtuais gratuitos que funcionam como repositórios de documentos para compartilhamento. Seu uso é muito válido e tem valor importante para trabalhos em grupos. A situação que se impõe é que, de fato, os profissionais estão criando arquivos paralelos aos arquivos da empresa, e isso pode criar uma situação de risco dos mais complexos para as empresas.

Notamos em nossa empresa uma grande demanda por serviços de digitalização de documentos nos últimos anos. Grande parte pode ser creditada ao crescente processo de virtualização dos processos administrativos, porém é interessante como a busca também está relacionada ao valor da sustentabilidade. O grande ponto ainda é diferenciar escanear e digitalizar, coisas bem diferentes.

Estamos há quase dois anos num ambiente de crise sanitária, e o que me chama atenção – para além do fato de saúde pública – é como essa vivência tem acelerado diversas mudanças, com impacto dos mais diversos.

Não há dúvida de que muitas das dinâmicas de trabalho, com a chegada do home office, foram alteradas de forma muito rápida – diria até que abrupta – e que está em curso uma mudança cultural sem precedentes. Difícil crer que a celeridade das mudanças seria a mesma sem a situação de pandemia. As ferramentas estavam disponíveis, mas não havia um sentimento de urgência quanto à aplicabilidade imediata.

Segundo dados da Agência Senado foram analisados 9,4 terabytes. Só para se ter uma ideia 1 tera pode armazenar 500 horas de vídeo em HD e é igual a 1.000 gigabytes. Curioso que a palavra tem origem grega, da palavra “tetra”, que significa quatro; mas também tem outra conexão, de “monstro”.

Para acesso de forma estruturada a um conjunto de documentos desse porte, e num tempo relativamente curto, de forma a saber qual documento/arquivo é relevante (e no próprio documento/arquivo quais trechos importantes) é necessário organização e método.

Cada vez mais, as PMEs precisam estar alinhadas a ferramentas gerencias que ampliam a produtividade e, consequentemente, os resultados. Durante a pandemia, houve uma verdadeira “corrida” para a digitalização de documentos. Os motivos são os mais variados, mas importante reforçar que esse processo precisa necessariamente ser feito num ambiente de gestão documental.

É notório que as grandes mudanças e aperfeiçoamentos das ferramentas administrativas gerenciais, em sua maioria, se dão no plano das grandes companhias. São elas que demandam ajustes contínuos para internalizar ganhos e boas práticas.

Isso não significa, porém, que essas mesmas ferramentas não possam ser usadas pelas micro e pequenas empresas. Pelo contrário, com eventuais ajustes para o porte e segmento dessas empresas, os avanços gerenciais trazem ganhos importantes de produtividade. Um exemplo disso é a Administração Participativa, focado em ampliar a participação dos colaboradores no processo decisório.

Dos muitos momentos mágicos da participação brasileira na Olimpíada, um particularmente me tocou, a conquista de pugilista Hebert Conceição, medalha de ouro no boxe. Ele nos deu uma lição que devemos perseguir nas nossas atividades. Ao aliar seu talento aos ensinamentos técnicos mostrou como estar preparado e seguir estratégias podem mudar os rumos de nossas trajetórias.