“No Brasil, até o passado é incerto”. A frase é muito conhecida e atribuída ao ex-ministro Pedro Malan. Acredito que tenha sido uma construção coletiva dada as inúmeras vezes que deparamos com situações que deveriam estar resolvidas e paradas no passado, mas que não estão e nos atormentam vez por outra.
Na minha área, deparo com a questão do decreto 10.278 de março de 2020. Ele estabelece técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados, a fim de que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos dos documentos originais. A partir da aplicação de determinados procedimentos e tecnologias para assegurar a integralidade, confiabilidade, rastreabilidade e auditabilidade, os documentos originais (físicos) podem ser descartados (artigo 9), excluindo-se os de conteúdos histórico.
Então, a pergunta: porque uma determinação legal que já tem mais de dois anos, que pode reduzir drasticamente os arquivos de documentos em papeis das empresas, praticamente não é utilizada (na verdade, não conheço nenhuma que lançou mão de tal procedimento)?
Para responder, voltamos ao início do texto. Os gestores simplesmente têm receio de digitalizar e destruir o papel e serem responsabilizados formalmente pelo descarte indevido de algum documento.
Então, temos um processo interessante, a digitalização avança, mas o descarte dos documentos em papel, não. Estes continuam ocupando espaço e gerando custos.
A tendência é um avanço nessa área e a destruição de documentos físicos seja um procedimento que não gere dúvidas legais e, portanto, possa ser aplicado com razoabilidade. Até porque hoje inúmeros processos são unicamente digitais, e os arquivos são acessados virtualmente. Então, todos os documentos anteriores gerados em papeis podem ser digitalizados e serem incorporados aos arquivos digitais, atendendo o tempo de permanência legal de disponibilidade.
Suely Dias dos Santos
CEO da TÉCNICA Gestão Documental
