Documentos ocupam espaço, muito espaço nas empresas. Apesar da legislação já prever a digitalização e guarda em nuvem, por muito tempo vamos conviver com documentos físicos.
Existe a possibilidade de digitalização – seguindo toda a legislação e sistematizando os documentos virtualmente para que sejam rastreáveis com segurança e eficácia.
Quero focar, porém, na guarda externa dos documentos, instrumento muito válido diante de arquivos que ocupam espaços internos que podem ser utilizados de outras formas.
Aparentemente é uma solução eficiente, porém temos que avaliar para além da “entrega” dos documentos nas mãos de terceiros. Operacionalizar esse arquivo em ambiente externo traz inúmeros pontos de atenção, com destaque para a organização contínua do arquivo.
Ou seja, deve-se estabelecer um processo que garanta a entrada, localização e descarte de todos os documentos, de maneira a atender a legislação e as diretrizes da empresa. Pode parecer simples, mas está longe disso.
Redução da eficácia dos processos
Com o passar do tempo, perde-se a eficácia dos processos, e isso têm causas diversas como a troca de gestor da empresa contratada, a falta de avaliação contínua dos processos, fluxos de trabalho inconclusivos, perda do histórico decisório, mudanças nos protocolos com decisões que geram aumento exagerado de custo etc.
A situação pode, inclusive, se tornar crítica, com perda de documentos, altos custos e completo descontrole sobre o arquivo externo. Para evitar esse cenário é relevante adotar uma metodologia de trabalho e estabelecer políticas para o arquivo que darão norte aos processos arquivísticos e facilitam sua supervisão.
A Técnica já entregou arquivos organizados e com processos consolidados para guardas por orientação de clientes e, alguns anos depois, nos retornam reportando a perda da organização e parametrização existentes.
Reforço, a guarda externa de documentos é uma ferramenta extremamente válida e pode contribuir em muito para a eficiência do arquivo. O que não pode ocorrer é deixar de supervisioná-lo continuamente.
Suely Dias dos Santos
CEO da TÉCNICA Gestão Documental
