Muitas empresas nos procuram para aperfeiçoar a gestão documental, que consiste, basicamente, em um processo que se inicia na criação de um determinado documento (seja ele físico ou digital) até o momento em que ele será arquivado, e ficará disponível para eventuais consultas (para atendimento aos parâmetros legais, históricos, processos internos, auditorias etc.).
Tenho notado, porém, que há uma grande dúvida, principalmente quanto ao arquivamento em nuvem. A tecnologia é atual, bastante confiável e resulta em ganhos econômicos (entre outros pontos por reduzir o espaço com guarda de papeis) e ambientais, mas se questiona como recuperar essa informação.
Essa é uma preocupação que não deveria existir. Se recupera o documento digital da mesma forma que se recupera o documento físico: indexando. Sim, não é mágica, nem solução complexa. Tudo gira em torno de definir o processo, aquele que atenderá melhor às necessidades de sua empresa, estabelecer padrões e indexar, para manter a rastreabilidade do documento.
Pode parecer simples, e, na verdade, é. Mas exige uma visão macro de como o processo de gestão documental pode ser alinhado à gestão estratégica da empresa. E isso vale para qualquer situação. Recentemente, li o livro “Hackeando sua carreira”, do apresentador Marcelo Tas. Em determinado momento, ele relata o desafio de colocar no ar, nos anos de 1980, o programa Telecurso, e explica a importância da indexação para o projeto, o que facilitou o acesso ao material para a atualização dos roteiros dos 1.340 programas.
Suely Dias dos Santos
CEO da TÉCNICA Gestão Documental
