Todas as pessoas que atuam em Gestão de Pessoas de grandes empresas sabem como é desafiador manter o controle rigoroso de toda a documentação exigida por questões legais e por políticas internas. São gerados muitos e muitos documentos, físicos e/ou digitais, e todos têm sua importância.
Agora, isso não é um desafio exclusivo de empresas de maior porte. Pelo contrário, a legislação é semelhante para as PMEs, portanto, esse é um setor que precisa, desde sempre, ser olhado com muita atenção pelos empreendedores, para evitar a criação de um passivo que pode, em situação extrema, colocar o próprio negócio em risco.
É sempre bom ressaltar que existem leis e normas que determinam o tempo de guarda dos documentos, e esse tempo pode chegar a 30 anos. Comprovantes de depósito e guias de recolhimento do FGTS são exemplos de documentos que precisam ser guardados por 30 anos, sob o risco de multa caso seja solicitado e não apresentado.
Fica claro que os micro e pequenos empreendedores precisam criar mecanismos para arquivar com assertividade os documentos gerados pela área de RH. E, nesse ponto, eles podem contar com tecnologia que garante a entrada, localização e descarte dos documentos de forma organizada.
Existem inúmeras possiblidades de soluções para a Gestão Documental. Guardar no ambiente da empresa ou fora dele, digitalizar, terceirizar, enfim o importante é ter em mente essa necessidade, buscar informações e avaliar a melhor opção para o negócio.
No caso das PMEs, onde a figura do ‘dono’ é muito relevante, julgo que cabe ao ‘dono’ chamar para si a responsabilidade e incentivar a cultura da Gestão Documental em sua empresa. Não importa o tamanho, o empreendedor só terá a lucrar com isso.
Suely Dias dos Santos
CEO da TÉCNICA Gestão Documental
