O título questionador do ditado popular me vem sempre em mente quando me deparo com profissionais que pedem urgência máxima para a organização dos arquivos de suas empresas. Isso não é um fato novo, nessas mais de três décadas de atuação na Gestão Documental sempre existiu essa urgência, que agora é urgentíssima.
Imagino o jurista Rui Barbosa, que usou a expressão para comentar sobre a rapidez que se redigia o Código Civil, presenciando essas solicitações.
O fato é que a pressa pode ou não ser inimiga da perfeição. Depende de inúmeras variáveis. Na confecção de um contrato para prestação de serviços de digitalização de arquivos, por exemplo, ela pode ser rápida, mas existem parâmetros que são necessários para anteder a agilidade solicitada. Quantas caixas existem no arquivo? De que forma os arquivos estão organizados? Existe um processo estabelecido para a entrada, guarda e descarte? Quais seus parâmetros? Etc. etc.
Quando uma empresa nos procura para organizar ou digitalizar seus arquivos, normalmente está buscando a excelência na Gestão Documental. Então, esse é o momento de organizar e tornar o arquivo assertivo, internalizando tecnologia e processos de ponta.
Um diagnóstico de poucos dias é suficiente para um mapeamento bem robusto do arquivo, que será fundamental para o planejamento e execução de uma proposta de sucesso para a empresa. Uma fase preliminar bem estruturada resultará na implementação de um projeto mais rápido, mais barato e mais eficiente.
Suely Dias dos Santos
CEO Técnica Gestão Documental
