Acompanhamos atualmente diversos eventos que têm, em sua base, a apresentação de provas documentais, ferramenta fundamental no nosso ordenamento jurídico para a instituição de responsabilidades. No dia a dia das empresas isso não é diferente. É necessária uma sistematização adequada do processo de controle sobre os documentos gerados (desde sua criação até seu descarte).
Se impõe deixar claro: o documento é prova que garante consistência à informação, sendo a representação do fato. Portanto, fica evidente sua relevância em qualquer demanda que exija comprovação, e garantir sua autenticidade também se faz necessário. Isso ficou mais evidente com a migração dos documentos do meio físico para o meio digital, além, claro, dos documentos que já são criados no meio digital.
Uma prova documental é a mais forte constatação de que determinada situação / ação / fato alegado realmente ocorreu. Documento é história e deve ser entendido como todo o conjunto de informações que a humanidade vem registrando desde os primórdios, podendo ser, por exemplo, desde as pinturas rupestres até a gravação de sons do espaço.
A consistência dos documentos, no caso das empresas, é determinante para evitar, por exemplo, demandas dos órgãos públicos, de empregados e de outras empresas, em situações de contestação ou solicitação de informações. Quando ainda os documentos eletrônicos não eram comuns, no início deste século, lembro de uma grande empresa que passava por uma auditoria solicitada pela Receita Federal, um procedimento regular e comum.
Ocorre que vários dos documentos solicitados pelo órgão não estavam sendo encontrados, o que possivelmente geraria multas e até outras implicações jurídicas. Foi iniciado, então, uma busca ativa no arquivo e, com uma solicitação de extensão de prazo, foi possível localizá-los. Basicamente, uma falta de procedimento na inclusão dos documentos no arquivo inativo gerou essa crise.
Existem outros inúmeros exemplos de como o documento físico e/ou digital deve ser tratado como uma prova, pois independentemente de seu conteúdo, ele pode ser solicitado dentro dos parâmetros legais estabelecidos para determinado documento. Arquivar suas provas de maneira adequada, rastreável e com confiabilidade da autenticidade reduz espaço para eventuais passivos.
Suely Dias dos Santos
CEO da Técnica Gestão Documental
