Franquias são um setor relevante na economia brasileira. Segundo dados da Associação Brasileira de Franchising (ABF), o setor fechou o ano de 2021 com faturamento de mais de R$ 185 bilhões, recuperando os níveis pré-pandemia. São mais de 170 unidades e 1,4 milhão de empregos diretos. A relação franqueador – franqueado é pautada num conjunto documental bem robusto, que dá segurança jurídica para que os negócios possam fluir com cada parte sabendo exatamente seus direitos e obrigações.
Tudo tem início com a Circular de Oferta de Franquia (COF), documento fundamental para a expansão de uma rede, por trazer informações financeiras, operacionais e jurídicas sobre o negócio aos novos franqueados. Seguem-se contrato de franquia, registros comerciais (como em qualquer outro negócio), de empregados, e depois – a depender do tipo de negócio – uma série de manuais de operação, treinamento, comercialização, marketing, dentre outros.
Fica claro que a Gestão Documental se torna peça relevante nessa relação, já que atua para garantir a segurança e disponibilidade de todos os documentos, que, dessa forma, podem ser consultados a qualquer hora e de qualquer lugar pelos gestores.
A desorganização dos documentos pode gerar ruídos na relação e, eventualmente, também passivos para o franqueado e para a rede franqueadora, pois pode haver decisão jurídica de corresponsabilidade.
Talvez um dos maiores benefícios de aderir a uma franquia seja exatamente toda a expertise acumulada que será repassada para o franqueado. Essa expertise será e está documentada revelando-se ser os alicerces para a estruturação do novo negócio.
Tanto o franqueado quanto o franqueador devem exigir da outra parte a manutenção efetiva da Gestão Documental. Assim, a segurança jurídica será muito maior e o negócio terá mais chances de se tornar sustentável.
Suely Dias dos Santos
CEO da TÉCNICA Gestão Documental
